A preparação de um evento começa na maior parte dos casos, um ano antes do mesmo acontecer. Dependendo do número de participantes, do tipo de evento que será, pode chegar a 2 ou 3 anos antes.
Imaginam a quantidade de emails trocados, de visitas aos locais, de sugestões, de mudanças que acontecem durante esse tempo?
E quantas vezes, 24 horas antes da chegada do grupo, há ainda mais mudanças?
A Catarina Silva é Venue Manager na Quinta de Sant'Ana, um espaço lindíssimo, no meio de Mafra, que prima por defender e preservar a cultura local, que tem produção do seu próprio vinho, que organiza provas de vinho, azeite e queijos, que organiza um Festival da Aldeia anual e que, a cada ano que passa, sobe no ranking de espaços preferidos para organização de casamentos.
Pedi-lhe para nos contar como seria um dia na sua vida, aqui fica:
"Um dia….não são dias. Especialmente no venue em que trabalho.
O venue em que trabalho também não é apenas um espaço que se aluga para eventos. É primeiro uma história de devoção e amor, que remonta ao séc. XVII. Chega aos dias de hoje pelas mãos de Ann e James Frost, uma família muito dedicada à sua Quinta, e o que dela resulta todos os dias é fruto desta dedicação: produção de vinhos gastronómicos, turismo rural e organização de eventos (casamentos, eventos empresariais, eventos de família). E é neste ambiente que trabalho, em conjunto com todas as equipas, da cozinha ao escritório e às vinhas, entre três áreas de negócio que se complementam.
O dia começa com os preparativos de um evento para 130 pessoas vindas das várias Américas. Trata-se de um evento inspirado na festa anual que a Quinta organiza após as vindimas, o Festival da Nossa Terra, onde tudo acontece em todos os recantos da Quinta, e cada atividade evoca a identidade da Quinta e do que é tradição: feira de artesanato local, folclore, quiosques de doçaria, e claro, do pão de Mafra quentinho a sair do forno. Falcoaria da Tapada de Mafra, provas de vinho, pintura de azulejo. Tudo das 13h as 17h. Meses de planeamento com o cliente, com o chef, com a logística resultam nesta tarde.
Chegando às 09h já encontro o “caos organizado”: já chegaram todos e ao mesmo tempo! A Quinta cheia de carros e carrinhas, escadotes nas paredes com os nossos rapazes que vêm da vinha para ajudar a pendurar bandeirolas, carregar mesas, chapéus de sol.
Temos sorte com o tempo” (sim…é uma camada de nervos o tempo aqui…manhãs sempre tapadas de nevoeiro denso e cinzento que abrem à hora de almoço para um céu azul, mas enquanto o maldito do nevoeiro não vai embora, é pura taquicardia, ainda me passa pela cabeça que vamos a tempo de trocar tudo para dentro das salas, que felizmente são grandes o suficiente para resolver o plano B).
Entretanto, já são 11h e começo a ver algum céu azul…
As colegas da logística cheias de vasos com alecrim, tapetes coloridos, eu a ajudar a levar almofadas daquelas grandes que atrapalham quando carregamos 3 ou 4 de uma vez ( o trajeto do armazém até ao jardins é uma comédia). Estamos a preparar a área lounge no terraço das vinhas: uma área tipo “picnic” para os convidados. Chega o staff da falcoaria para o mesmo espaço: “é preciso prender as galinhas! A cadela Chica! Senão dá-se uma tragédia!” dizem… lá vou eu buscar uma bolacha e subornar a Chica para entrar na casa da família. Sabendo depois que nos próximos minutos, com o entra e sai, ela esgueira-se e já anda outra vez toda lampeira pela Quinta.
O cliente chega um pouco antes para ver se está tudo ok da nossa parte. Vamos dar uma volta aos espaços. É uma agência de eventos internacional - Powerplanners. O nome assenta perfeitamente: são um grupo de jovens super dinâmicos, organizam eventos em todo o mundo mas é a sua primeira vez em Portugal e apaixonaram-se pelo país. Vieram em 3 visitas de inspeção durante todo o ano. Na última visita, 2 dias antes, chovia a potes. Fala-se de planos A, B, C… mas a previsão era sol. Difícil de acreditar. Já estão cá há uma semana com o grupo numa série de atividades por Lisboa e Sintra. Contrataram uma agência local para os ajudar na logística dos autocarros, que ainda são vários a invadir a vila
Hoje é o último dia do grupo. Amanhã vão embora cedo. Portanto hoje é o dia da celebração. É a última experiência do grupo em Portugal, aqui na Quinta. "Fechar com chave de ouro" - diz o cliente. Mais pressão para nós, mas orgulhosos deste privilégio de terminar o programa aqui na Quinta.
O grupo chega. O céu já está azul e com mais calor para o que se previa (respiramos fundo). Os empregados de mesa alinhados com bandejas de boas vindas, o acordeão a tocar, toda a gente no seu lugar começa o seu evento individual, as senhoras do pão, das filhoses, os falcões no braço dos tratadores. O James dá as boas vindas, apresenta a Quinta e o que vão encontrar durante o dia: o churrasco, as atividades, a música.
É a melhor parte para mim, o início do evento: os clientes chegam e imediatamente tiram fotos, “wow” para a Quinta, “Wow" para o vinho, o calor, o folclore. Começa a festa e agora não pára, até ao fim da tarde.
No salão temos workshops de pintura de azulejo - os participantes chegam aos poucos, sentam-se, a artista começa a aula e vejo que está tudo a correr bem. Uma colega está lá para assisti-la. Check!
Espreito na adega, temos um workshop de “wine blending”, a atividade mais apetecida, em que aprendem a criar a sua própria garrafa de vinho. O James e a Lou estão já também a coordenar o grupo. Check!
Toda a gente a circular: muitos clientes deitados na relva em jeito de picnic nas vinhas, outros a espreitar pela porta pequena da capela, outros já se infiltraram no folclore e dançam, ou saltam ou cantam. Bem tentam!
A nossa chefe de sala dita a ordem quase militar aos empregados de mesa para servir, levantar loiça suja, repor buffets, servir bebidas. Está tudo a fluir.
Na cozinha é outro mundo: a equipa não pára: o nosso chef e mais 4 assistentes a preparar e repor 5 saladas, acompanhamentos, sobremesas frescas, tudo pratos de ingredientes frescos que têm de ser feitos na hora. Trabalho constante em série a cortar, picar, empratar. O tempo todo! É um sobe e desce dos elevadores da cozinha para a copa, que quase que falam por si: “vai subir saladas! Vai subir arroz! Vai subir batatas!"
O dia está a terminar, os autocarros começam a chegar, mas ninguém quer ir embora. A música continua, o vinho está fresco, está uma tarde de verão.
O grupo começa a juntar-se para ir entrando nos autocarros e despedimo-nos com uma oferta de uma garrafa. Tempo para as despedidas e até para o ano!
A diretora da agência vem agradecer, “Catarina, bloqueia por favor a semana de Abril 2018, vamos voltar!”. Melhor elogio que se pode receber.
Agora, num quase estalar de dedos, assim que o grupo sai, tudo se desmonta, limpa, arruma. O “caos organizado” volta a entrar em ação.
Ultimas despedidas agora dos parceiros. E de repente são 20h e a Quinta está vazia, limpa e arrumada, silenciosa.
Não sinto os pés. Agora sim, sabia bem um copo!
Amanhã é mais tranquilo - uma prova de vinhos está agendada para um grupo de amigos. Mas o dia é sempre animado, com as visitas da Ti Virginia, da Maria da Luz, noivos que querem ver a Quinta, camiões que chegam para levar vinho para a Suiça…"
Fotografias por Powerplanners.
Obrigada Catarina por esta partilha, parecia que estava a ver a azáfama mesmo na minha frente! A Quinta é linda, as actividades não podiam ser melhor escolhidas, tenho a certeza que estas pessoas nunca esquecerão este dia!
Parabéns a toda a Equipa!
